BACK OFFICE SPARE PARTS (OFFERTE, ORDINI, SPEDIZIONI)

Una persona di esperienza da inserire in area Customer Service e Assistenza di una importante azienda meccanica per la gestione completa di tutto l'iter dei ricambi: dalla ricezione della richiesta da parte dei clienti (aziende o importatori) fino alla spedizione e alla cura della relativa documentazione. Ci piacerebbe una persona con esperienza in settori veloci e con tanti codici da gestire.

AZIENDA

Il nostro cliente è una medio grande realtà dell’Alto vicentino, specializzata nella produzione di macchine ad alta tecnologia destinate a vari settori industriali in tutti i mercati mondiali. Pur essendo un’azienda storica, presenta ritmi di crescita sostenuti ed è in continua evoluzione anche organizzativa: è proprio all’interno di questa dinamica che si colloca la ricerca di una figura dedicata al back office dei ricambi,

POSIZIONE

La posizione risponde al Service & Customer Manager ed è fisicamente inserita nel team che gestisce l’assistenza tecnica e il post vendita. L’obiettivo della funzione è quello di gestire in modo completo, proattivo e più autonomo possibile tutto il flusso che parte dalla richiesta di offerta e arriva alla spedizione (Italia ed estero) di ricambi e consumabili destinati ai clienti (industrie utilizzatrici, filiali o importatori). Farà parte del quadro delle mansioni anche la gestione dei resi in riparazione.
I principali rapporti funzionali sono con la collega che gestisce le offerte relative agli interventi dei tecnici e con il responsabile tecnico del service, oltre che con gli area manager, l’ufficio acquisti e il magazzino.
Nello specifico le attività a cui si dedicherà sono:

- Ricezione diretta delle richieste di ricambi e consumabili da parte dei clienti;
- Identificazione precisa dei codici corrispondenti ai ricambi richiesti ed elaborazione di offerta sulla base di listini pre-definiti (in anagrafica clienti);
- caricamento degli ordini a sistema e verifica delle disponibilità a magazzino;
- invio di eventuali richieste di acquisto;
- comunicazione al cliente della data di consegna prevista;
- organizzazione delle spedizioni (contatti con magazzino e corrieri);
- predisposizione di eventuali documenti (dogana ecc.)
- fatturazione solo per l’Italia
- verifica della positiva chiusura dell’iter.

REQUISITI

Per questa posizione stiamo pensando ad una persona che abbia già maturato almeno 6-7 anni di esperienza nel back office, preferibilmente in area ricambi. I settori di provenienza possono essere vari, comunque meglio se legati a componenti meccanici e/o elettronici. Ci piacerebbe trovare persone con esperienze in settori dove il service è caratterizzato da tanti items da gestire con tempi ristretti (es: ricambi auto o simili): anche l’inglese è importante e tanto meglio se c’è anche una seconda lingua europea. Ovviamente il ruolo richiede un uso costante del sistema ERP e di altri strumenti di Office automation.
Le soft skills richieste sono legate alla proattività (ricerca info, sollecito risposte necessarie all’evasione dell’ordine), alla ownership del processo e alle competenze relazionali.