CIR NEWS NR. 6 "ORGANIGRAMMA: UNO STRUMENTO AZIENDALE"

26 maggio 2014

L’organigramma è lo strumento che descrive i fondamenti della struttura organizzativa aziendale. Nella
sua rappresentazione grafica troviamo i ruoli, le responsabilità e i legami funzionali e gerarchici che
uniscono le risorse all’interno dell’azienda . Un organigramma ben fatto ed un mansionario completo e
rappresentativo definiscono chi in azienda decide, pianifica, controlla, esegue.
LA DIFFIDENZA DELLA PMI
Chi lavora da anni nella stessa azienda ha una visione personale dell’organigramma, che non sempre
coincide con quello reale. Proprio questa è una della maggiori accuse allo strumento: non rispecchia la
realtà, non è aggiornato, non fotografa il momento attuale ma sempre quello nel quale è stato disegnato.
Questo è un limite delle organizzazioni, non dello strumento. Peccato che, a forza di cambiare, le persone
non sanno più che ruolo hanno e cosa fanno, e questo le demotiva, le rende inefficienti.
TEMPI MODERNI
L’organizzazione moderna, efficiente e capace di lavorare in un mercato in continua evoluzione, obbliga
alla corretta definizione dei seguenti elementi:
- Ruoli: chi sono i responsabili in azienda e quali funzioni ricoprono.
- Mansioni: quali sono le attività svolte, da chi, in che relazione.
Organigramma e Mansionario svolgono un ruolo fondamentale nella pianificazione strategica,
nel controllo e nella organizzazione aziendale.
A questo principio fondamentale aggiungiamo la valenza in ambito normativo come elementi di prevenzione
dei rischi penali come richiesto dal D. Lgs. 231/2001. Un MOC ruota attorno a essi, e il giudice
che indaga sull’azienda in seguito ad un evento penalmente perseguibile, prima di ogni altra cosa
chiederà di vedere questi due strumenti.
I VANTAGGI CONCRETI DELL’ORGANIGRAMMA
Per dare rilevanza all’organigramma inteso come strumento aziendale elenchiamo alcune funzioni e
relativi vantaggi:
Funzioni interne. Da un punto di vista interno ogni risorsa trova nell’organigramma le risposte alle
seguenti domande:
- che ruolo ricopro in azienda?
- a quale responsabile devo rispondere?
- quali sono le risorse che devo coordinare?
- con quali attori devo collaborare?
Questo è il punto di partenza per lo sviluppo di un modello aziendale “Lean Office”, snello, efficiente,
che limita e controlla i costi.
Funzioni esterne. Verso l’ esterno l’organigramma ricopre due importanti funzioni:
- da un lato rappresenta il “biglietto da visita” su come sono organizzato, su quale base si sviluppano
i miei flussi di lavoro, sulla capacità di propormi come partner;
- dall’altro aderisce alle esigenze “formali” dei Sistemi di Qualità e di Responsabilità Amministrativa
D.Lgs. 231/2001
IL PERCORSO ORGANIZZATIVO
Un progetto organizzativo sulla struttura aziendale e in particolare sull’organigramma deve essere
guidato da un professionista esterno che abbia maturato una forte esperienza in merito e che
svolga un ruolo “super partes” privo di condizionamenti interni. Il progetto si compone di tre passaggi
fondamentali:
- l’analisi dello stato attuale (as is)
- la progettazione degli scenari futuri (to be)
- l’implementazione e la realizzazione del cambiamento
L’analisi “as is” permette di fotografare la struttura in essere mettendo in luce inefficienze e mancanze
di ruoli / responsabilità in conflitto con la strategia aziendale.
La progettazione “to be” disegna gli scenari futuri a breve / medio / lungo periodo che ottimizzano le
risorse, riducono i costi, garantiscono efficienza al flusso di lavoro . Questa fase deve produrre un do
cumento esaustivo sulle migliorie organizzative , sulle azioni da compiere e sulla sostenibilità dei costi
di intervento.
L’ultima fase prevede la messa in opera delle proposte di miglioramento approvate dalla Direzione.
Questo passaggio può essere svolto dal professionista esterno purché affiancato da un manager interno
all’azienda che garantisca continuità al progetto di riorganizzazione.
Possiamo concludere dicendo che l’analisi, la rielaborazione e la messa in opera di un organigramma
efficiente e snello sono la base di partenza per un progetto di organizzazione aziendale che permetta
all’azienda di risponde tempestivamente alle modifiche di mercato e di business.

DIVISIONE ORGANIZZAZIONE AZIENDALE




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