CIR NEWS. NR. 33 " LEAN OFFICE IN AZIENDA"

17 maggio 2015

In questo capitolo approfondiamo il tema della Lean Office, la metodologia di riduzione degli sprechi nella struttura e nei processi gestionali aziendali.
Di diretta derivazione del TPS (Toyota Production System), la Le

an Office utilizza strumenti e logiche del “pensiero snello” applicandole ai processi e alle attività d’ufficio, mantenendo il focus sui principi del Lean Thinking di seguito riassunti: 
ValoreRipensare al “valore” dal punto di vista del cliente
MappaDisegnare il value stream e individuare le attività che non generano valore
FlussoEliminare le barriere e sviluppare un’organizzazione che riduca i tempi di attraversamento
RitmoÈ il cliente a richiedere il servizio secondo le sue esigenze
MiglioramentoNon c’è fine al processo di riduzione dei costi e degli sprechi
 
AMBITI DI APPLICAZIONE
Da un punto di vista gestionale si possono identificare i seguenti ambiti di applicazione:
 
Struttura OrganizzativaRiorganizzare la struttura disegnando ruoli, mansioni e attività in linea con i processi a valore
Processi e AttivitàDefinire processi snelli, isolando le attività non a valore e riducendo i tempi di attraversamento
LayoutRidisegnare l'ambiente di lavoro con particolare attenzione all’efficienza, all’ordine e alla luminosità
Tecnologie e softwareValutare le tecnologie a disposizione e adeguarle alla spinta del sistema snello
 
Alcuni approfondimenti:
 
La Struttura Snella
In termini generali una struttura aziendale snella, che rispetta i canoni di efficienza, economia, eliminazione degli sprechi, si basa sulle seguenti regole:
Limitare il numero di livelli gerarchici
Limitare il numero di responsabili
Eliminare i ruoli doppi
Promuovere dal basso l’autonomia di gestione
 
I Processi Lean Office
In termini generali la mappatura dei processi promuove l’efficienza e la produttività delle attività d’ufficio ricercando e combattendo i seguenti sprechi:
Attività non a valore o sovra-lavorazioni
Controlli, autorizzazioni e validazioni
Code e stock di pratiche e documentazione
Rilavorazioni, errori, revisioni
Sovra-produzione documentale
(Brain) Non utilizzo del pieno potenziale umano disponibile
(Hand Off) Disinteresse delle attività a valle
 
Gli Uffici Lean
La disposizione degli uffici e delle aree di lavoro devono rispondere a logiche di efficienza e rapidità di esecuzione. Spesso sono sufficienti banali interventi quali la redistribuzione delle scrivanie o lo spostamento della fotocopiatrice per ottenere risultati significativi.
 
I Sistemi Informativi Snelli
Tecnologie e software sono propedeutiche al raggiungimento dei parametri di efficienza imposti da un progetto Lean. Anche negli uffici, dove protagonisti sono i sistemi ERP e i software di integrazione.
REALIZZARE CON IL METODO PDCA
Le soluzioni identificate dall’analisi Lean vengono trattate con il metodo PDCA (Ciclo di Deming) dove ogni intervento viene sviluppato nei seguenti passaggi:
 
PlanPianificare le azioni correttive
DoRealizzare la soluzione su un prototipo aziendale
CheckVerificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi
ActEstendere la soluzione a livello globale e standardizzare i risultati
 
Nella prossima puntata vedremo un caso pratico di applicazione della Lean Office e i risultati concreti in termini di efficienza e riduzione dei tempi di attraversamento. A presto.




Questo sito utilizza cookie di terze parti. Per informazioni maggiori leggi la privacy policy.
Chiudendo questo banner acconsenti all'uso dei cookie Chiudi il banner