CIR NEWS NR. 3 "SOFTWARE SELECTION: UN PERCORSO ORGANIZZATIVO"

5 maggio 2014

La selezione di un nuovo sistema informativo, detta “software selection”, rappresenta un
importante evento sia per le imprese che per gli studi in quanto obbliga a ragionare su obiettivi e
strategie aziendali.
Spinti da questa consapevolezza, nel corso degli anni si è passati da un approccio “casalingo”,
guidato da logiche fai da te, a un più strutturato progetto di innovazione spesso guidato da
professionisti esterni di comprovata esperienza.
IL METODO DIY
Tradizionalmente la selezione del software era considerata un processo DIY (“do it yourself”). Di
fronte alla volontà di informatizzare uno studio, una azienda o un dipartimento, la strada più
semplice era quella di contattare direttamente diversi fornitori, richiedere una offerta economica e
scegliere sulla base di pochi parametri: miglior prezzo, referenze dirette, vicinanza territoriale. In
fase dimostrativa si cercava di valutare la serietà del fornitore e la solidità del software e si
negoziava sui valori economici fino al perfezionamento del contratto di fornitura.
Questo approccio portava spesso a una implementazione non performante o al fallimento di
progetti anche costosi, generando commenti negativi quali:
• “il software non fa quello che vogliamo”
• “il fornitore aveva promesso cose diverse”
• “lo abbiamo usato per un po’, poi lo abbiamo abbandonato”
Le cause del fallimento? Mancava un progetto organizzativo che garantisse una corretta
valutazione delle esigenze aziendali (performance) e dell’investimento (budget)
TEMPI MODERNI
Di fronte alle nuove logiche di mercato, oggi un investimento deve essere valutato con attenzione
sia in termini economici che organizzativi. Il software infatti condizionerà il processo e il modo di
lavorare dello studio o dell’azienda e dovrà adattarsi velocemente ai repentini cambiamenti.
E’ richiesto quindi un nuovo approccio che valorizzi l’organizzazione aziendale. Questo modello
software dipartimentali / gestionali per le aziende (Business Intelligence, Finance, CRM, MES,
PDM, ERP), e obbliga a ragionare su diversi parametri economici-gestionali quali:
• Riorganizzazione interna della struttura e dei processi
• Sostenibilità dei costi e ritorno dell’investimento
• Aderenza agli obiettivi e alla strategia aziendale
• Flessibilità e continuità nel tempo
A questa valutazione tecnico-economica è indispensabile aggiungere una verifica sulle competenze
del fornitore. Oggi infatti un produttore software non è più un semplice “prestatore d’opera” ma un
vero e proprio partner che accompagna l’azienda o lo studio nello sviluppo del business.
Una software selection efficace pesa al 50%per la capacità tecnica dello strumento
e al 50% per le competenze del fornitore / concessionario.
IL PERCORSO ORGANIZZATIVO
Il nuovo approccio alla software selection è garantito da un percorso organizzativo guidato
da un professionista esterno che abbia maturato una forte esperienza nel settore. Il progetto
è composto da quattro fasi fondamentali:
• la pre-analisi
• la riorganizzazione interna
• la selezione del software / fornitore
• il coordinamento del progetto IT
La pre-analisi è il primo passaggio e permette di definire gli obiettivi del progetto, le
funzionalità necessarie, le risorse e i processi coinvolti. Quasi sempre l’investimento
software deve essere anticipato da una corretta riorganizzazione di ruoli, mansioni,
procedure operative che altrimenti potrebbero limitare l’efficacia del nuovo sistema se non
addirittura decretarne il fallimento. Senza dimenticare il problema della “resistenza al
cambiamento”. La pre-analisi deve produrre un documento esaustivo sulle migliorie
organizzative e sulle specifiche software richieste.
La seconda fase prevede la messa in opera delle proposte di miglioramento, sia sulla struttura
(ruoli, mansioni) che sui processi. Questo passaggio può essere svolto in parallelo alla selezione ma
sempre prima della messa in opera dei nuovi sistemi per garantire la perfetta aderenza della
configurazione IT con il nuovo modello organizzativo.eve essere applicabile a qualsiasi software professionale, dalle applicazioni per gli studi ai 
La software selection inizia una volta concluse le precedenti fasi. Per la selezione è consigliato
identificare da 3 a massimo 5 players con i quali instaurare un dialogo e preparare il percorso
dimostrativo. In questa fase è importante il contributo del professionista esterno che grazie alla sua
esperienza permette una pre-selezione di filtro, un po’ come le Società di Ricerca del Personale. Le
“demo” e le conseguenti offerte economiche devono essere calate su funzionalità e budget
identificati nella fase di pre-analisi.
L’ultima fase è il coordinamento del progetto IT. Negli ultimi anni, in particolare nelle PMI, la
mancanza di una figura interna di Responsabile CED o di competenze IT specifiche portano i
titolari alla richiesta di collaborazione con project manager esterni di comprovata esperienza.
Possiamo concludere dicendo che più il processo di software selection assume caratteristiche
organizzative, più è sensato ricorrere al supporto di un manager esterno che affianchi lo studio o
l’azienda nel progetto.
DIVISIONE ORGANIZZAZIONE AZIENDALE




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