SEGRETERIA GENERALE E DI DIREZIONE

Siamo alla ricerca di una persona che ricoprirà il ruolo di segreteria generale e di direzione. Tra i requisiti richiesti: la formazione universitaria, la padronanza della lingua inglese e dei più diffusi strumenti di office automation e almeno 3 anni di esperienza in ruoli di segreteria generale organizzativa e/o di direzione.

AZIENDA

Il Consorzio di Tutela Conegliano Valdobbiadene Prosecco Superiore DOCG, sotto la guida del nuovo Presidente e del nuovo Direttore, sta affrontando un percorso di miglioramento organizzativo, per accrescere ulteriormente la propria capacità di offrire servizi e raggiungere gli alti obiettivi a cui è chiamato, a favore dei propri associati e di tutti gli stakeholder.
In questo contesto si è creata la necessità di inserire una figura di segreteria evoluta sia per la Direzione/Presidenza sia per tutta la struttura.

Sede di lavoro: Solighetto (TV)

POSIZIONE

La persona che ricoprirà il ruolo di segreteria generale e di direzione avrà una duplice missione:

• assistenza al Direttore e alla Presidente
• gestione di attività di segreteria generale a favore di tutta la struttura e in particolare degli uffici comunicazione e gestione eventi.

Per quanto riguarda l’attività di assistenza di direzione, possiamo citare come attività tipiche:

• gestione dell’agenda e dei rapporti esterni per il Direttore e la Presidente;
  
• prenotazione e predisposizione di sale e uffici per meeting e appuntamenti;
  
• rapporti con i membri del CDA per le convocazioni e le comunicazioni che li riguardano;
  
• partecipazione ai CDA con il compito di redazione dei verbali.
  
• Rispetto alla struttura complessiva del Consorzio, le attività prevalenti possono essere così sintetizzate:
• cura del front office, delle e-mail e delle telefonate in entrata, con gestione diretta delle informazioni più generali, filtro e smistamento a chi di competenza delle richieste specialistiche;
  
• accoglienza di eventuali ospiti e preparazione ambienti;
  
• creazione autonoma di lettere, documenti, presentazioni e relazioni su indicazione del Direttore e della Presidente;
  
• protocollazione e archiviazione di pratiche, documenti, corrispondenza, contratti;
  
• organizzazione di viaggi e trasferte;
  
• attività di segreteria in appoggio a tutti gli uffici e in particolare al team di comunicazione e promozione;
  
• collaborazione e supervisione nella logistica dei vini da spedire in occasione di eventi e manifestazioni, con supporto di una persona operativa. 
  

REQUISITI

Immaginiamo in questo ruolo una persona con formazione universitaria (almeno laurea di primo livello), una più che buona padronanza della lingua inglese e dei più diffusi strumenti di office automation (pacchetto MS Office, sistemi gestionali).

È necessaria un’esperienza di almeno 3 anni in ruoli di segreteria generale, organizzativa e/o di direzione, maturata in contesti aziendali o istituzionali abbastanza complessi e caratterizzati da standard elevati. Ovviamente daremo una certa preferenza a candidature provenienti dalla filiera vitivinicola o che manifestino specifiche motivazioni a lavorare in questo settore.

La competenza “soft” più importante è quella di saper collocare tutte le micro e macro attività in una visione d’insieme dell’organizzazione e dei suoi scopi: solo così la persona che vogliamo inserire sarà in grado di seguire tutti i vari processi, assegnando la giusta priorità a ogni cosa e chiudendo i cerchi delle attività lungo il percorso.

In un ruolo come quello descritto, il quadro delle competenze trasversali è abbastanza impegnativo e include proattività, adeguate qualità comunicative (scritte e orali) e un certo stile personale. Precisione, efficienza, riservatezza e flessibilità sono qualità che contano tanto quanto la perspicacia e la capacità organizzativa.