CIR NEWS NR. 11 "RUOLI, MANSIONI, DELEGA"

30 giugno 2014


[dal precedente articolo “Organigramma: uno strumento aziendale”]
“Organigramma e Mansionario svolgono un ruolo fondamentale nella pianificazione strategica, nel controllo e nella organizzazione aziendale. A questo principio fondamentale aggiungiamo la valenza in ambito normativo come elementi di prevenzione dei rischi penali come richiesto dal D. Lgs. 231/2001.”
Riprendendo il tema della struttura organizzativa iniziato precedentemente, in questo capitolo trattiamo i temi che a fianco dell’organigramma governano la vita delle risorse e dei processi aziendali: i Ruoli e le Mansioni.
 
RUOLI E MANSIONI NELLE pmi
Le aziende che in questi anni hanno incrementato il loro business non sempre hanno creato una struttura adeguata allo sviluppo e al mantenimento dello stesso. Le conseguenze di questa mancanza rischiano di essere molto dannose:
-        Alti costi di gestione
-        Perdita di marginalità aziendale
-        Diminuzione del livello di servizio a cliente
-        Rallentamento dei tempi di risposta e in generale dei flussi di lavoro.
Di fronte alle anomalie di un sistema disorganizzato e senza il supporto di un progetto strutturale, l’azienda procede per tentativi secondo il modello “Do It Yourself” e nella logica del “buon senso”, sfruttando i seguenti algoritmi:
-        “un ruolo si delinea da sé”;
-        “le responsabilità si creano sul campo”;
-        le mansioni si distribuiscono in logica “tempo risorsa” e non “efficienza risorsa”.
Risultato: la complessità aumenta e i risultati aziendali peggiorano.
In queste realtà è necessario intervenire con un progetto di organizzazione strutturale, guidato dagli obiettivi strategici e mirato alla ingegnerizzazione dei ruoli e delle mansioni. Questo è il punto di partenza per lo sviluppo di un modello aziendale “Lean Office”, snello, efficiente, che limita e controlla i costi, che risponde alle esigenze del mercato.
il percorso organizzativo
Un progetto organizzativo sulla struttura aziendale e in particolare su Ruoli e Mansioni si compone di tre passaggi fondamentali:
1) Analisi dello stato attuale (as is)
Come primo passo si mappano i ruoli e le mansioni attraverso l’analisi dei documenti aziendali, la redazione di Job Description, le interviste ad personam
2) Progettazione della nuova struttura (to be)
Attraverso la progettazione “to be” si disegnano i ruoli e le mansioni nel breve / medio / lungo periodo. Obiettivi: ottimizzare le risorse, ridurre i costi, garantire efficienza al flusso di lavoro, garantire un servizio a cliente di eccellenza.
3) Implementazione e realizzazione del cambiamento
Il terzo passo prevede la messa in opera delle proposte di miglioramento approvate dalla Direzione aziendale.
la DELEGA
Il principio della delega è uno strumento fondamentale per i Responsabili e i Manager aziendali i quali devono quotidianamente rispondere alla domanda: “se delego questa attività che benefici ottengo per l’azienda?”. Saper delegare significa assegnare degli obiettivi alle risorse, seguirle nello sviluppo del lavoro e valutarle oggettivamente in base ai risultati. Per quanto l’argomento sembri banale, nella realtà aziendale ci si scontra con un atteggiamento contrario: l’accentramento di responsabilità. Le principali cause risiedono nella mancanza di fiducia sui livelli inferiori e nella “gelosia” professionale delle proprie competenze.
Senza entrare nel merito delle implicazioni psicologiche dell’argomento, citiamo solo alcuni dei vantaggi “tecnici” di un corretto approccio alla delega:
-        crescita formativa delle risorse;
-        crescita in autonomia di gestione, con conseguente snellimento dei flussi, abbassamento dei tempi di risposta, diminuzione dei costi;
-        risparmio di tempo della fascia manageriale, libera finalmente di dedicarsi allo sviluppo strategico delle loro divisioni e più in generale dell’azienda.
Per concludere possiamo affermare che, delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori; li si motiva ad ottenere risultati di pregio; si potenzia l’efficacia del gruppo; si creano obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.

DIVISIONE ORGANIZZAZIONE AZIENDALE