OFFICE MANAGER - progettazione finanziata

Per un'importante società con sede a Firenze stiamo cercando un/a Office Manager esperto/a di progetti finanziati. Dovrà coordinare l'attività di 8 persone e relazionarsi con clienti e istituzioni esterne e avrà l'obiettivo di garantire la corretta gestione dei diversi bandi.

AZIENDA

Il nostro cliente è un’importante società toscana specializzata nel supporto ai processi di internazionalizzazione delle aziende, con particolare focus sui settori del Wine & Food. La sede di lavoro è nel suggestivo centro di Firenze. L’ufficio progettazione conta 8 persone circa, tra impiegati e Project Manager. La persona che cerchiamo diventerà il loro coordinatore.

POSIZIONE

Alle dirette dipendenze dell’Amministratore Delegato la persona che stiamo cercando coordinerà l’ufficio dedicato alla gestione dei progetti finanziati: dall’analisi delle specifiche, all’assegnazione del Project Manager, dalla supervisione della stesura dei progetti, alla rendicontazione finale.

In particolare dovrà avrà due ambiti di lavoro:

• progettazione
• rendicontazione e monitoraggio spese

PROGETTAZIONE 

Direttamente e coordinando il team preposto, la persona che cerchiamo:

• monitora le opportunità che possono scaturire dai bandi comunitari, nazionali e regionali
• predispone le linee sintetiche sulle opportunità che possono scaturire per le aziende clienti
• controlla costantemente la produzione normativa comunitaria, nazionale e regionale dei fondi
• mantiene e sviluppa i contatti in fase di progettazione con i clienti per ottenere la documentazione richiesta dal bando nei modi e nei tempi concordati
• assicura il rilascio di nuovi servizi e/o l’aggiornamento evolutivo/correttivo dei servizi in erogazione.
• coordina il funzionamento del “Service Desk”
• verifica preventivamente i criteri di accesso ai bandi da parte dei clienti
• elabora macro e micro progetti, definendo obiettivi, budget, contenuti, metodologie e criteri di valutazione, assicurando la corrispondenza rispetto alle indicazioni contenute nei bandi
• predispone il piano economico e finanziario, la documentazione richiesta e la domanda di finanziamento
• gestisce il rapporto con i clienti e con gli enti istituzionali di riferimento

RENDICONTAZIONE e MONITORAGGIO SPESE

Anche in questo ambito l’attività viene in parte svolta e in parte coordinata:

• supervisiona l’andamento progettuale ed elabora piani di revisione di progetto in linea con quanto previsto dai bandi
• verifica la congruità delle spese progettuali con quanto previsto da progetto 
• supervisiona e produce il materiale documentale in itinere e finale secondo quanto richiesto dalla normativa di riferimento
• nel caso di interruzione di servizio, indirizza in tempo reale gli “Incident” all’IT Specialist
• riporta su apposito registro tutte le segnalazioni ricevute dal client e chiude i ticket per quanto di propria competenza

REQUISITI

La persona che stiamo cercando è idealmente laureata in materie economiche o giuridiche, possiede una formazione nel mondo dell’europrogettazione finanziata e ha già lavorato sulla gestione di bandi europei, in azienda o all’interno di enti pubblici.

Il ruolo prevede attività di coordinamento, gestione di persone e progetti e un costante contatto con l’esterno (clienti e istituzioni), di conseguenza la persona che assumerà questa posizione dovrà possedere doti organizzative, leadership, multitasking, assertività e orientamento ai risultati. Non possono mancare qualità relazionali e una forte motivazione al ruolo.

Si richiedono una buona conoscenza dell’inglese e abilità informatiche. Ma anche conoscenze basiche di diritto tributario e societario e un’infarinatura in ambito economico-finanziario.

Il contesto di inserimento è professionalmente molto formativo, è esigente per il tipo di servizio offerto ed infine è carico di valori umani e aziendali.